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企管家®物业集成管理系统

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企管家®物业集成管理系统是网络化的全新物业管理信息系统。系统囊括了一般物业管理的各种功能,能满足各种中高档小区、写字楼及商业区的综合管理。

一、系统特点

1、在技术上,系统基于企管家®管理软件平台进行二次开发,继承了平台在企业管理应用上的所有技术优势,不仅可以通过WEB浏览器远程操作使用,同时还能通过SOAP客户端,接入各种智能化终端设备,从而实现物业全面、大范围、智能化管理。

2、在专业上,系统基于多年物业信息化项目的实施应用经验,囊括了一般物业管理的各种功能,并从逻辑、科学、合理、易用等角度,进行了认真归纳和组合,能同时分人分权限管理多个异地小区,能满足大中型物业综合管理和集成管理的需要。

3、在输出上,通过“报表”功能,可以灵活套打各种发票、单据和报表,并能非常方便地导出到Excel,从而满足有关部门对票据格式的规范要求。

二、应用优势

(一)、为“物业公司老总”带来

1、随时由系统中的资料掌握公司管理所有小区的营运状况。

2、建立公司的管理体系及运作规范。

3、建立公司统一的营运数据库,不会因人员变动而流失。

4、系统可以远程联线操作查询,方便跨国管理,不受地区限制。

(二)、为“物业公司部门经理”带来

1、系统自动生成各部门工作统计表,便于汇总、统计、上报。

2、前台收费、后台管理,缴费、欠费、收缴率等数据一目了然。

3、日报表、月报表、季报表、年报表自动统计、生成。

(三)、为“物业公司员工”带来

1、帐单、发票、收据等自动生成,批量打印,减轻工作。

2、按系统中的工作安排完成工作,省事便捷。

(四)、为“入住业主”带来

1、可随时远程登录查看自己的已缴费、欠费情况。

2、可随时登录进行报修及报修处理查询。

3、通过“物业公告”与物业公司形成良好互动。

三、功能介绍

(一)、多层次权限控制

系统具有严格的权限控制,可以实现不同操作者和不同小区的管理人员的权限不同。

1、作为拥有某个小区(或某几小区)权限的操作者,可以对权限范围内的小区进行建档、定义费用、管理报修、投诉、设备、安保、停车等管理操作。但该操作员只能操作自己权限范围内的小区,对于不属于自己权限范围内的小区,该操作者是根本看都看不到的。

2、而对于拥有较高权限的管理者而言,则可查看所有小区的各种管理情况。真正适合了总部与分部完全及时的信息沟通,以及统一集中而分层的管理模式。

(二)、基础信息管理

1、小区定义,可以根据物业公司所管理不同类型的物业来定义,比如常规小区(一般住家户小区)、商铺小区(用于租赁的商铺)、办公楼(用于办公区域的定义),由于物业类型的不同所以管理的内容也有所不同。而且用户可以根据自己实际情况建立小区。

2、楼宇定义,定义所管辖的楼宇内容。

3、物业和住户基本资料,将所管辖的房产和住户的基本信息录入到系统中,以便于收费和接下来一系列的管理工作。

4、迁入迁出管理,用来管理业主的迁入和迁出,并且所有迁入迁出的记录可以在查询统计中查询出来。哪一个房产都有哪些业主居住或租赁过,以及什么时间入主,什么时间迁出非常详细。

(三)、收费系统

“收费系统”是满足用户灵活收费的需要,系统可以实现灵活的收费。收费项目、单价、账期、收费方式、账单格式都可以根据用户自己的实际情况定义,最大程度的满足用户不同物业不同收费方式的需要。
1、 定义费用类型,用户根据所管理物业的情况来定义物业收费的类型以及费用类型下所包括的费用项目。如“物业管理费”、“水电煤气费”、“有线电视费”等等根据用户的实际情况分析收费内容、定义费用类型。根据系统中的设定,同一种物业类型下面可以有多种费用项目。

2、 费用项目,用户定义好了费用类型后,还需要定义费用类型下面包含的详细费用项目,比如水电气费下面包括水费、电费、煤气费,并且要定义每一个费用项目的单价,分为两种类型的单价:固定单价和不固定单价。如果对于所有物业单价都是一样的,那么单价可以填写固定数值(如所有水单价是一样的都是1.2元/吨),对于不同的物业单价不一样,就需要选择单价来源(如电单价不同,选择单价来源,每一个物业的电单价可以在物业基本信息中来定义)。

3、 账期约定,用户可以根据自己的实际情况来建立自己的账期。

4、 创建账期,将费用类型、费用项目和账期建立后,就可以批量创建一期费用了。常见账期非常简单、只要选择建立账期的小区、账期类型以及账期的开始和结束日期就可以点击按钮[创建账期],系统将自动建立一期费用。

5、 录入表数,在此模块中为了用户方便的录入表数,系统提供了远程录入表数的客户端。抄表员打开客户端工具,通过远程登陆与服务器取得联系,将所抄的数据依次录入到表格中,最后点击按钮[提交],所有的数据就都提交到服务器上去了。管理者通过后台登陆到系统内就可以查看到抄表员录入的所有数据。

6、 输出账单,可以批量数处账单,并且账单的格式可以根据用户的实际情况自行设计,发票格式、收据、多联账单、单联账单等等各种各样的格式。

7、 收取费用,大体将费用分为两种类型,抄表收费和管理收费,抄表收费是所有跟表具读数有关的费用,而管理收费是除去抄表收费以外的费用,收取费用时既可以在每一个模块中的住户缴费收取,也可以在合并缴费中将这两种费用合起来一块收取。并且可以分不同的缴费方式来处理:普通付费、分期付款、扣除预付款以及定期付款。

8、 预付款,对于很多物业来说,有些业主预付一部分费用,当费用发生时,在预付款中扣除。系统中具有预付款余额不足的提醒功能,可以与呼叫中心衔接起来,当有些业主的余额不足,需要充值时,系统会通知呼叫中心,将这部分信息传递给分管预付款的管理人员,管理人员接到信息后可以通知这些业主预付按预额不足了,要进行预付款的充值了。

(四)、租赁管理

租赁管理中包括了“租赁登记、租金登记、租约到期提醒、租金到期提醒”等等管理功能。提高了租赁工作的预见性。

1、 租赁登记和租赁迁出,租赁登记记录租赁的详细信息,合同编号。住户信息以及租期等等。

2、 租金收取,根据住户租约签订的内容收取相应的费用。

3、 租赁租金查询,详细记录了每一笔业务内容,可根据日期、房产等查询缴费的总金额以及明细。

4、 租约到期和应缴租金提醒功能,如“租约到期提醒”、“未缴租金提醒”,此模块可以和呼叫中心衔接起来。当有用户租约到期或有未缴租金的住户时,系统自动将这些信息通过呼叫中心传递给管理租赁的管理人员,管理人员收到信息后,对期进行相应的处理。

(五)、二次装修

1、 装修申请登记和审批,当业主有装修的申请时,经过主管审批,缴纳押金后许可证就可以发送给业主了。

2、 装修押金的管理,收取押金后经过审核可以入账,当装修完成后,押金退还给业主,并且每一笔装修押金的都可以在统计表中查询到。

3、 装修公司管理,登记装修公司、装修许可证的管理和发放。

(六)、服务管理

可实现“报修管理、维修收费”等管理内容。

1、 报修管理,包括报修申请(业主可以远程报修、将报修的内容填写好提交后内部管理人员登陆到系统内就可以看到业主的报修内容)、任务分配以及维修人员完工后填写完工登记,将处理的情况登记下来。

2、 维修收费,对于需要收费的维修项目,维修完成后收取一定的费用,并且打印账单或收据。确定这一笔费用后,主管将费用核销。

(七)、停车管理

1、 车位定义,定义管理区域内的所有车位,并且定义哪个车辆在那个车位上。

2、 固定车位收费,对于长期居住的业主,车位是固定的,按照期限的长短收取费用,并且系统可以打印出停车收费的账单或收据。

3、 临时停车收费,对于外来车辆随机停车收取的费用。收取后经过主管复核进入查询统计。

4、 查询统计,可以方便的查询出车位利用情况、收费情况。

5、 自动提醒功能,停车管理可以和呼叫中心衔接起来,如果有车位的欠费情况系统会自通通过呼叫中心将信息发送给停车管理人员,停车管理人员通知住户缴纳停车管理费。

并且,对于安装了“智能化停车系统”的物业,还可将停车管理系统集成到系统中来,从而数据统一的管理。该系统可以实现车辆进入停车场,系统就会自动记录改车辆的停车情况。

(八)、设备管理

对物业管理公司内所有公用设施及自有固定资产进行分类管理。具体包括“设备档案、维修保养、保养期到期提醒等”功能。

1、 设备登记,将所有管理辖区内的设备情况登记到系统中,以备以后查找和统计。

2、 保养检修,每一次检修都详细的记录下来。

3、 自动提醒功能,到期应该保养和检修的设备系统会自动体提醒,设备管理可以和呼叫中心衔接起来,系统自动将应该检修和保养的设备信息通过呼叫中心发送给设备管理人员。管理人员接到信息后安排检修保养人员进行检修。

(九)、仓库物料管理

完成物品进出库管理、库存物品统计、查询等工作。

1、 仓库和物料定义,定义仓库和材料以及初始库存。

2、 采购入库和领用出库,订货,入库管理和出库管理。

3、 统计,查询统计各种材料的库存量。

4、 自动提醒功能,该系统可以设置预警库存量,当库存量小于预警库存量时系统会给出提示,提示这些材料应该采购了。

(十)、保安保洁

完成对保安、门禁、保洁、绿化等信息的录入、查询、统计、分析。

1、支持接入“智能化巡更系统、智能化监控系统、智能化门禁系统”等。

2、如有智能化门禁系统,可以通过门禁系统将数据传输到系统内,车辆或来访人员进入后,系统自动记录来访信息,管理者登陆到系统内就可以看到这一条信息。

(十一)、行政人事

行政人事工作是物业公司正常运行的重要支撑,本系统中的“行政人事”模块为客户解决人事档案、工资发放、大事记、查询统计等基本工作。

1、 薪资定义,定义员工信息以及员工的基本工资的信息。

2、 薪资管理,每月生成员工的工资,经过审核后就可以发放工资了,并且可以打印出工资单。

3、 事件记录,记录发生的大事件,以备以后查阅。

(十二)、可与各种智能化设备衔接

近年来,随着科学技术和信息技术的发展,“智能化”已逐渐成为物业管理过程中,必不可少的一部分。
不管是小区、商住楼、办公楼,还是高档小区等,智能化设备的应用已成为了物业管理密不可分的一部分。在当前的物业管理过程中,以下一些智能化设备或系统已是被广泛的应用起来了,如:“门禁系统、一卡通系统、数控收费系统、远程抄表系统”等等。

应该说,这些智能化的设备或系统的应用,极大程度地提升了物业管理的效率和物业公司的形象。但随着物业的发展,怎样使这些智能化外设共同协作、集中管理,成为了物业管理者普遍面临的新问题。系统可以将一卡通集成进来统一管理。一般可以将一卡通集成起来作为一个客户端来运行,客户端连接好服务器后,所有的操作都可以在系统中查询到。

(十三)、业主远程访问、查询,查看物业公告

除了上述功能外,本系统还提供专门的业主远程访问功能,业主可通过互联网登录到系统中,可以进行报修,查业物业公告、报修情况、缴费情况等。

业主远程登陆界面,业主通过此界面输入用户名和密码,可以进入系统查看自己的保修情况和缴费情况。

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